Courriels – configuration

• Paramètres de connexion
• Configuration webmail “Roundcube” (Interface web de QCWeb)
• Configuration d’un logiciel de courriel
• DNS (requis si vous géréz vous même votre DNS)
• Politique de conservation des courriels – NOUVEAU, SEPTEMBRE 2023

Paramètres de connexion

QCWeb supporte tous les logiciels de courriels et la plupart peuvent découvrir les paramètres de connections automatiquement. Cependant les produits Microsoft depuis 2016 (Outlook, Mail) utilisent maintenant un protocole NON standard, propriétaire, et non documenté. Il faut donc entrer les informations de connections du tableau suivant.

Si votre logiciel ne détecte pas les paramètres de connections automatiquement, svp nous en aviser par un courriel à info@qcweb.org, et dans l’intérim, utilisez les paramètres du tableau suivant.

A la fin de cette page, vous trouverez une liste des logiciels testés, et lesquels doivent être configurés à partir de ce tableau, et lesquels découvrent les paramètres automatiquement. Si vous utilisez un autre logiciel, svp nous en informer et nous pourrons l’ajouter à la liste.

Exemple: Logiciel sur iPhone

Roundcube

Vous n’avez besoin que de votre “login” et de votre “mot de passe” que vous entrez à la page d’accueil. Pour des instructions détaillées concernant l’utilisation du logiciel webmail “Roundcube”, visitez https://qcweb.org/roundcube-aide/ .

Pour accéder à votre webmail, vous avez deux choix:

• qcweb.org/mail
• votredomaine.com/mail (si votre site web est hébergé par QCWeb.org)

Logiciels de courriels – Outlook, Thunderbird, et autres

Les logiciels spécialisés sont très puissants, permettent d’accéder à plusieurs adresses courriel simultanément, et possèdent nombre de filtres. QCWeb est compatible à TOUS les logiciels utilisant les standards de l’internet, IMAP et SMTP. Nous supportons POP3 sur demande seulement, nous vous suggérons fortement d’utiliser IMAP, qui est maintenant le protocole standard par défaut.

IMAP permet d’accéder à vos courriels simultanément à partir de multiples appareils (votre ordinateur, tablette, cellulaire, webmail, etc…). Les courriels originaux sont conservés dans le serveurs de QCWeb tant que vous ne les placez pas dans la corbeille, ils sont alors détruits. Ne soyez pas inquiet de l’espace mémoire, tous les comptes courriels de QCWeb sont illimités, quelque chose d’unique à QCWeb. La plupart des logiciels gardent aussi une copie dans votre ordinateur.

Ces exemples utilisent “Thunderbird“, un logiciel gratuit à technologie libre et très puissant disponible en plusieurs langues sur la plupart des plateformes. Ce logiciel est disponible pour Windows, Mac, Linux. Nous ne voulons pas proposer ou suggérer de logiciels “payants”, même si cela peut être votre choix, et nous le supportons. Nous croyons fermement aux logiciels libres.

Les informations de configuration essentielles requises sont:

• votre adresse courriel complète (votrenom@votrecourriel.com)
• votre mot de passe “courriel”. Si vous ne le connaissez pas, appelez nous a 1-833-729-3200, ou écrivez nous à info@qcweb.org

Suivez ces étapes (Thunderbird)

Installez Thunderbird si ce n’est déjà fait

Avec le bouton droit de la souris, cliquez les 3 lignes horizontales à droite

Choisissez “Paramètres des comptes”

En bas du menu à gauche, cliquez “Gestion des comptes”

Cliquez “Ajouter un compte de messagerie”

Cliquez “Continuer“. Après quelques secondes, vous obtiendez une fenêtre avec le choix entre IMAP et POP3. IMAP devrait être déjà coché, si ce n’est pas le cas, cochez le. N’utilisez pas POP3.

Votre compte a été ajouté. Accédez à la boite “Courrier entrant”. Si vous avez déjà quelques milliers de courriels, vous les verrez s’ajouter assez rapidement.

Si votre compte n’a pu être ajouté automatiquement:
Voici les paramètres. De plus assurez vous que l’adresse email et le mot de passe sont rigoureusement exacts.
Cliquez “Retester” et vous devriez réussir. Si ca ne marche toujours pas, appelez nous !
Cliquez “Terminé” deux fois.
Actuellement aucun carnet d’adresse ou calendrier n’est disponible. Futur ?

Logiciels testés

Logiciel	Configuration
Thunderbird	Automatique
Office 2016 (Windows)	Manuelle via tableau
Mail / Courriel (Windows)	Automatique
Office O365 (Windows)	Manuelle via tableau
Mailbird	Automatique

Logiciels non testés

Nous n’avons testé aucun logiciel sous Mac.
Si vous l’avez fait, svp nous en informer !

Logiciel	Configuration
Office 2016 (Mac)
Mail (Mac)
Office O365 (Mac)

DNS

Cette section s’adresse uniquement aux clients et agences qui gèrent eux même leur DNS.
Une connaissance technique du fonctionnement d’un DNS est un prérequis.

Si vous avez choisi de gérer votre propre DNS, vous savez que QCWeb n’offre qu’un support minimal. QCWeb offre un service DNS qui est incluS sans frais aux forfaits. L’utilisation de tout autre DNS est la seule responsabilité du client. Les données présentées ici DOIVENT ABSOLUMENT être programmés dans votre DNS, faute de quoi, QCWeb ne peut être tenu responsable du non fonctionnement de vos courriels.

MX

Ne pas entrer d’autre adresse, ou IP directe. Les serveurs supportant TLS seraient rejetés. De plus l’adresse IP est sujette à changement sans préavis (et sans avis !)

• mx1.qcweb.email – Principal (10 est suggéré)
• mx2.qcweb.email – Secondaire et backup (20 est suggéré)

SPF

Si vous utilisez un serveur de courriel externe (google ou autre), et que des courriels sont transmis par votre site web via les services de QCWeb, assurez vous d’ajouter:
include:_spf.qcweb.org dans votre enregistrement TXT du SPF
Si tous les courriels sont gérés uniquement par QCWeb, l’enregistrement TXT devrait être:
“v=spf1 include:_spf.qcweb.org -all”

DKIM

Les courriels transmis par QCWeb incluent une signature DKIM. Vous devez donc ajouter un enregistrement TXT à l’adresse:
qcweb._domainkey.example.com. Le texte du DKIM vous sera fourni par l’administration de QCWEB.

DMARC

Nous vous suggérons d’ajouter un enregistrement DMARC qui permettra de recevoir des rapports des différents fournisseurs de courriels. Si vous ne faites pas vous même l’analyse des rapports DMARC, voici l’enregistrement TXT à ajouter:

_dmarc.exemple.com TTL:3600
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarcreports-exemple.com@qcweb.org; pct=100

QCWeb recevra ces rapports, et en fait l’analyse au besoin.

Politique de conservation des courriels

QCWeb offre un service de courriels illimité. Pour y parvenir à prix raisonnables il doit y avoir une gestion des courriels de manière à minimiser l’espace serveur et la bande passante requise. A compter du 1er septembre 2023, les règles de conservations de courriels suivantes sont progressivement mises en place. Pour toute information supplémentaires, contactez info@qcweb.org

Nouveaux répertoires

3 nouveaux répertoires sont créés pour chaque adresse courriel.
JUMBO (Courriels lourds)
PUBLIPOSTAGE (Courriels de publipostage, mailing lists, courriel de masse)
CONSERVATION (Courriels qui ne sont soumis à aucune règle de conservation)

• JUMBO: Les messages dont le poids est supérieur à 15 Mo (c’est super énorme) sont transférés dans le répertoire JUMBO après 30 jours. 15Mo, c’est l’équivalent de 300 photos format web… Donc très peu de fichiers sont concernés. Il s’agit souvent de fichiers PDF et Powerpoint. Ils ne sont jamais effacés. Cette procédure permets à la fois la compression de ces fichiers (moins d’espace est requis) et l’utilisation de disques durs moins dispendieux (HDD plutôt que SSD ou NVME).
• PUBLIPOSTAGE: Les courriels comprenant un pied de page avec la mention “Unsubscribe”, “Se désabonner”, ou dont l’entête (mail header) indique qu’il s’agit de publipostage sont transférés dans le répertoire PUBLIPOSTAGE après 60 jours, et effacés après 1 an.
• CONSERVATION: Les messages dans le dossier CONSERVATION ne sont jamais effacés ou déplacés, quel que soit leur contenu et leur grosseur.
• SPAM et Courriers indésirables: Les fichiers ayant été catégorisés SPAM par les serveurs de QCWeb ainsi que ceux catégorisés comme indésirables par votre propre logiciel sont effacés après 30 jours.
• Corbeille: Les fichiers de la corbeille sont effacés après 7 jours (répertoires, Corbeille, Trash, et similaires)

FAQ

15Mo, Est-ce vraiment gros?
Gros, non, c’est gigantissime, énorme, galaxique…. Vous n’avez probablement aucun courriel de 15Mo. C’est très rare. Cela correspond à environ 300 photos format facebook, ou 30 photos haute résolution. Qui envoie 300 photos dans un seul courriel !!! Notez que QCWeb, de par sa politique illimité est un des rares fournisseurs sur la planète à permettre les courriels de plus de 10Mo, voir de 5Mo. La dimension limite d’un courriel transitant par QCWeb n’est pas limité par sa grosseur, mais par la durée de transfert, qui ne doit pas excéder le “timeout”, lequel varie de 30 secondes à 1 minute, et est aussi dépendant de la vitesse de votre connection internet. Nos avons des clients qui réussissent à passer des courriels d’environ 50Mo assez régulièrement. Ce sont généralement des powerpoint très “visuels”.

Pourquoi ce transfert de répertoire à 15Mo.
Nous savons que les courriels de cette dimension sont lus et utilisés généralement le jour même, puis dorment pour des années sans jamais être réouverts (nos serveurs connaissent les dates d’accès à chaque fichier…). Ils prennent de l’espace serveur, et de l’espace sur les serveurs de sauvegarde. Savez vous que nous avons en stock près de 100 sauvegardes distinctes du million de courriels en stock sur notre serveur !!! Une sauvegarde par heure, pendant 24h, 1 par jour, gardée pendant 30 jours, 1 autre du serveur entier gardée 30 jours, et une par mois, gardée environ 3 mois. Faites le compte…. Un fichier de 15Mo utilise donc près de 1.5Go !!! Pour un seul courriel !!! Le transfert permet d’utiliser un serveur qui est sauvegardé moins fréquemment, qui utilise des disques dur réguliers plutot que des SSD ou NVME beaucoup plus dispendieux. Cette économie nous permet de garder nos prix bas, et nos limites… illimitées.

Est-ce que les autres fournisseurs font la même chose?
Non, mais les autres fournisseurs n’ont pas de backup de vos courriels non plus. Ils comptent sur des serveurs super fiables, c’est vrai. Mais même la navette spatiale a fini par exploser… En échange, votre capacité n’est pas illimitée… Aucun fournisseur public de courriel n’offre de capacité illimité, votre fournisseur internet non plus. Rares sont les fournisseurs commerciaux comme QCWeb qui l’offrent.

Puis-je être exempté et ne pas être soumis à ces règles?
Oui, mais nous espérons sincèrement que vous ne nous le demanderez pas. Nous avons pris la décision d’accepter une telle demande si elle provient d’un client disposant d’un forfait platine (ou disposé à upgrader à un forfait platine), et que l’ensemble des comptes courriels n’excède pas: 500,000 courriels pour un total de 100 Gigaoctets. C’est presqu’impossible à atteindre, mais il fallait tracer une ligne quelque part. Dans ces conditions, envoyez une demande à info@qcweb.org demandant l’exemption des règles, et nous accepterons sans autre questions.